privacyverklaring

Versie: 20 december 2025

De Coachzuster vindt jouw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we
verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken persoonsgegevens
zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De Coachzuster (verwerkingsverantwoordelijke)

Nachtegaallaan 54, 3145 CL Maassluis
E-mail: info@decoachzuster.nl
Telefoon: +31 6 30053730
Website: www.decoachzuster.nl
KvK: 73620688

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via
info@decoachzuster.nl (onderwerp: “Privacy”).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met De Coachzuster verwerken wij (mogelijk) de volgende persoonsgegevens:

A. Bij contact/aanvraag/inschrijving

• Naam (en eventueel organisatie)
• E-mailadres en telefoonnummer
• Je bericht of vraag (en eventuele bijlagen)
• Voorkeursdata/tijden en praktische informatie rondom planning

B. Bij uitvoering van coaching/loopbaanbegeleiding

• Intakegegevens en doelen
• Afsprakenplanning en contactmomenten
• Verslagen/opdrachten die je aanlevert of samen maakt
• Coachnotities (beperkt en relevant voor het traject)

Let op bijzondere persoonsgegevens
Tijdens coaching kan het voorkomen dat je (uit jezelf) informatie deelt die onder “bijzondere persoonsgegevens” valt
(bijv. gezondheid). De Coachzuster vraagt hier niet actief naar, maar als het relevant is voor jouw vraag en je het
zelf deelt, behandelen we dit extra zorgvuldig en verwerken we dit alleen wanneer dat passend en toegestaan is.

C. Bij workshops/trainingen (open inschrijving of incompany)

• Naam en contactgegevens (deelnemer en/of contactpersoon)
• Factuurgegevens
• Aanwezigheidsinformatie (indien nodig voor deelnamebewijs)
• Eventuele evaluaties (waar mogelijk geanonimiseerd)

D. Bij facturatie en administratie

• Naam en factuurgegevens (waaronder adresgegevens indien nodig)
• BTW-nummer (bij organisaties)
• Betaal- en factuurinformatie

E. Websitegebruik

• IP-adres en technische gegevens (bijv. via logbestanden)
• Cookiegegevens (zie artikel 8)

3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Contact en communicatie (vragen beantwoorden, intake plannen, afspraken maken).
2. Uitvoering van de overeenkomst (coaching/loopbaanbegeleiding, workshop/training leveren).
3. Administratie en facturatie (boekhouding, betalingen, wettelijke administratie).
4. Kwaliteitsverbetering (evaluaties en het verbeteren van diensten; waar mogelijk geanonimiseerd).
5. Wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht).

4. Op basis van welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?

De AVG vereist dat wij een geldige grondslag hebben. Afhankelijk van de situatie verwerken wij jouw gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. om coaching of een workshop te kunnen leveren).
• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplichten voor facturen/administratie).
• Gerechtvaardigd belang (bijv. bedrijfsvoering, het beantwoorden van vragen, beperkt relatiebeheer; we maken hierbij steeds een belangenafweging).
• Toestemming (bijv. als je expliciet toestemming geeft voor een specifiek doel). Toestemming kun je altijd weer intrekken.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

De Coachzuster verkoopt jouw gegevens niet.

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan wetgeving. Denk aan:

• Dienstverleners/verwerkers die ons ondersteunen (bijv. hosting van de website, e-maildienst, boekhouder,
  facturatie- of betalingsprovider, videobelsoftware, planning- of boekingssysteem). Met deze partijen maken wij waar
  nodig verwerkersafspraken.
• Overheidsinstanties (alleen wanneer dit wettelijk verplicht is).

Bij trajecten via organisaties (werkgever/HR):
De Coachzuster deelt inhoudelijke informatie over coaching alleen als dit vooraf is afgesproken én binnen de grenzen
van privacy en vertrouwelijkheid. In de praktijk betekent dit meestal dat er uitsluitend wordt teruggekoppeld op
hoofdlijnen (bijv. voortgang/aanwezigheid) en niet over persoonlijke inhoud, tenzij jij daar expliciet toestemming voor geeft.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke
bewaartermijn geldt. De volgende termijnen hanteren wij als uitgangspunt:

• Contactaanvragen (zonder opdracht): tot 12 maanden na het laatste contact.
• Coaching/loopbaanbegeleiding (dossier/coachnotities): tot 2 jaar na afloop van het traject, tenzij een langere
  bewaartermijn nodig is (bijv. bij een geschil) of jij verzoekt om eerdere verwijdering wanneer dit mogelijk is.
• Workshop- of trainingsadministratie: tot 2 jaar na afloop (of langer indien nodig voor verantwoording richting opdrachtgever).
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

De Coachzuster neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder:

• Beveiligde apparaten en sterke wachtwoorden (en waar mogelijk tweefactorauthenticatie).
• Beperkte toegang tot gegevens (alleen wanneer nodig).
• Zorgvuldige omgang met (digitale) documenten en e-mail.
• Regelmatige updates van systemen/software waar relevant.

8. Cookies en website

De website kan cookies gebruiken voor:

• Functionele cookies (noodzakelijk voor het goed werken van de website).
• Analytische cookies (om het gebruik van de website te meten en te verbeteren).
• Marketingcookies (alleen als je daarvoor toestemming geeft, indien van toepassing).

9. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten, waaronder:

• Recht op inzage in je persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie (gegevens corrigeren).
• Recht op verwijdering (in sommige gevallen).
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit).
• Recht van bezwaar (bijv. tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang).
• Recht om toestemming in te trekken (als verwerking daarop is gebaseerd).

Wil je één van deze rechten uitoefenen? Mail dan naar
info@decoachzuster.nl.
We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

10. Klacht indienen

Als je niet tevreden bent over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, laat het ons vooral weten. Je hebt daarnaast
het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De Coachzuster kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in dienstverlening of wetgeving. De
meest actuele versie staat op de website. We raden aan deze verklaring af en toe te bekijken.